「新しい日常」における「書類整理術」を考えてみた

2020.08.18

出社する日もあれば、在宅勤務の日もある。そこで課題になるのは、使う書類をどうやって持ち運び、どうやって整理するのか。今回は「新しい日常」における「書類整理術」について、どこで、何を使うべきなのかを考えてみました。

新しい働き方を模索する昨今。在宅での勤務が増えた、という方も多いでしょう。仕事で使うものはオフィスに置いておけばよかったこれまでと違い、PC・書類・文具など、自宅とオフィス間で「持ち運び」が必要になるものが増えています。

その中でも悩むのが書類の持ち運びです。これまでオフィスだけで実践していた書類の整理、保管や処理方法を見直し、テレワーク化が進む現代の働き方に合った書類整理術について考えてみます。

テレワーク時代の書類に関する悩み

オフィスと自宅を行き来しながら働く方が増え、その悩みは増加傾向にあると言えます。特に書類について困りがちなのが次の三点ではないでしょうか。

①どうやって持ち運んだらいいの？

②自宅ではどうやって保管したらいいの？

③どうやって整理したらいいの？

こういった悩みは、未解決のままでもなんとか仕事を進めてしまえるため、後回しにしたり放置してしまいがち。しかし、働き方が変化し続ける今だからこそ書類整理について見直すチャンス！あらためて自分の道具もバージョンアップを考えてみてはいかがでしょうか。

どうやって持ち運んだらいいの？

書類を持ち運ぶときのモヤモヤNo.1「折れ曲がってしまう」。これを解決するためにクリヤーホルダーに書類をはさむという対策を取る人は多いでしょう。しかし、案件が増えるにつれクリヤーホルダーの量もどんどん増えていきますよね。何枚も重ねてカバンに入れておいたら、カバンの中ですべってしまい結局折れ曲がっていた......そんなモヤモヤ中のモヤモヤを体験した方も多いはず。

●持ち運び量が多い人にオススメ：KaTaSu クリヤーホルダーファイル

KaTaSuクリヤーホルダーファイルは、普段使っているクリヤーホルダーをそのままポイっと挟んで収納できるファイルです。

書類を10枚入れたクリヤーホルダーを10冊程収容できるので、書類はこれにまとめてしまえば楽です。企画書や提案書のように何人にも配布してページ数が多い書類を持ち運ぶ人には、背幅が広がって倍の収容力を持つワイドタイプがおすすめ。

表面の溝に沿ってガバッと開いてくれるので、必要な書類を探すのも楽々。これまでのクリヤーホルダー資産も活かせる整理術になるでしょう。

●軽く薄く持ち運びたい人にオススメ：モッテシリーズ

モッテシリーズはその名の通り持って運ぶことを重視したファイリングシリーズなので、書類の持ち運びの悩みはこのシリーズに任せてしまうのも一つの手です。

上から入れるタイプの定番ポケットをもつ「クリヤーブック」、クリヤーホルダーを数枚束ねたような機能を持つ「クリヤーホルダーブック」、そして通常のクリヤーホルダーより硬めの素材で書類を保護できる「ハードクリヤーホルダー」の3タイプ。どれもスリムなので、カバンを圧迫することなく持ち運びができます。明るい色合いで、楽しく仕事する雰囲気を高めてくれますね。

自宅ではどうやって保管したらいいの？

在宅勤務ではリビングなどの生活スペースを仕事場としても活用するケースも多いでしょう。事あるごとに広げた書類を片付ける必要に迫られ「なんだかめんどくさい」と感じながらお仕事する人のためいきが聞こえてきます。

自宅での書類の保管に便利な道具を紹介しましょう。

●保管と持ち運びを両立：KaTaSuドキュメントバッグ

KaTaSuドキュメントバッグはクリヤーホルダーを立たせて使えるスタンドタイプのドキュメントバッグなので、書類を探しやすくかつ机の上でも省スペース。ファスナーをあけて上部をくるりとめくるとバッグそのものが自立します。ポケットもついていて、筆記具をはさめるのもありがたいですね。

机を片付ける必要があるときは、ファスナーを閉じるだけでサッと移動できます。ドキュメントバッグに入るだけの書類でやりくりするようにルールを定めておけば、出勤の時もこれだけを持っていけばOK！書類持ち出し忘れ防止にも一役買ってくれます。

自宅の机を素早く仕事場に変えてくれる「KaTaSuドキュメントバッグ」、筆記具などを入れる「ネオクリッツ」とセットでつかうと、親子みたいでかわいいかも！

●ストック書類の大定番：フラットファイル

書類整理術でよく行われる分類法があります。「フロー」と「ストック」という観点での分け方で、「フロー系書類」は現在使用中だが近いうちに捨ててしまう書類のこと。「ストック系書類」は長期保存が必要な書類のことを言います。

ストック系の書類はたまっていく一方ですので、ファイルにかけるコストも低く抑えたいところですよね。そんな時には大定番フラットファイルを選びましょう。定番には定番たる理由があるもの。機能と価格のバランスは抜群です。

どうやって整理したらいいの？

調査によると、1日のうち書類を探す時間は約20分という結果が出ています。（※コクヨ調べ2017年：1週間に紙書類を探す行為に要している平均時間1.7時間から算出。週に書類を5日以上検索する有職者1,031名を対象）

書類探しに費やす時間を減らすことができれば、よりクリエイティブな仕事や余暇に時間を使うことができますよね。

お勧めしたいのはクリヤーホルダーに「インデックスをつける」というひと手間。ちょっと未来の自分の便利のために、見つけやすい書類にしておいてあげましょう。

●ふせんでカンタン見出し：KaTaSuインデックスホルダー

KaTaSuインデックスホルダーは市販のふせんを見出しにできるカバーの付いたクリヤーホルダーです。上で紹介したクリヤーホルダーファイルやドキュメントバッグと合わせて使えば、閲覧も持ち運びもカバーできる新時代の書類整理セットが完成します。

もっと軽く・薄くを追求したい人や、書類の階層にもう一段階つけたい時には「KaTaSuグルーピングホルダー」もオススメです。

新時代の書類整理術について考えてきました。猛スピードで変化していく働く環境に合わせて、自分の整理方法についても見直してみてはいかがでしょうか。

記事提供元：コクヨ株式会社

https://www.kokuyo-st.co.jp/mag/Select/2020/08/000148.html