キングジムが教える。すぐに始められるデスク周りの整理術〈名刺編〉

整理整頓ができずに困っている、まずは何から⼿をつけたらいいのかわからない⽅へ、キングファイルでおなじみの事務⽤品メーカー、キングジムが今すぐにできるデスク周りの整理術をご紹介します︕

こんな状態を解決するポイントは・・・

Point1　「オフィスに戻ったらすぐに名刺整理」を徹底する

名刺の整理は、「オフィスに戻ったらすぐにやる」ことが鉄則。そのためには、最低限の整理がすぐにできる“シンプルな方法”とそれに合った“道具”をあらかじめ用意する必要があります。

Point2　管理する名刺の「量」と「探し方」から適した”道具”を見つける

“シンプルな方法”とそれに合った“道具”はどのようにして見つければいいのでしょうか。 それを見つけるためには名刺の「量」と「探し方」を決めることが必要です。 まず、自分が管理するべき名刺＝本当に保管しておく必要がある名刺の「最大量」はどれくらいなのか。その「量」を収納・管理できるかどうかによって“道具”の大きさが決まります。 整理のためには、名刺であっても不要なモノであれば捨ててしまうことが大切です。

次に保管していてもいざという時に探すことができないのでは全く意味がありません。あえて言うならばゴミと同じです。 ですから、管理する名刺を活用する際にどのように探すかという「探し方」をはっきり決めることも重要になります。 「探し方」には、大きく分けて「五十音順」と「時系列」があります。 そして、その「探し方」は、“道具”の選び方に関わってきます。 「五十音順」に適しているのが“ボックスタイプ”、「時系列」に適しているのが“ホルダータイプ”になります

Point3　名刺を管理・活用するために”道具”を使う

自分で定めた「量」と「探し方」に基づいて、様々なツールの中から自分に適したものを選びましょう。

デジタルで管理したいのか、アナログで管理したいのかによって、選べるツールは様々です。

キングジムがおすすめする名刺管理グッズ

アナログで管理したい人向けツール[ボックスタイプ]

大量の名刺を50音順で管理したい人におすすめ！

[ホルダータイプ]

名刺を時系列で管理したい人におすすめ！

3つのポイントをふまえて整理すればこんなにスッキリ！

◎「オフィスに戻ったらすぐに」を徹底する

◎管理する名刺の「量」と「探し方」に合った“道具”を用意する

◎管理方法に迷ったらデジタルツールを使う

提供元：株式会社キングジム

https://www.kingjim.co.jp/