文具メーカーの社員なら知ってて当たり前？ファイルの秘技を教えちゃいます

2018.11.15

ファイルの商品企画の部署に所属して3年。色々な学びや気付きがあります。その中で今回は、ちょっとしたファイリングの工夫で毎日を効率よく(ライフハック)する、略して「ファイルハック」なアイデアをご紹介します。

オフィス・家庭・学校など様々なシーンで一度は使ったことのあるファイル。実はまだまだ隠された使い方があります。

今回は「そういえばこんなことで悩んだことがある」ような困りごとを、お馴染みのファイルに一工夫を加えてカンタン解決するアイデアをご紹介します！

ちょっとした生活の豆知識としてきっと役立つはずです！あなたもぜひファイルハックしてみて下さい！

意外度☆とじ具が邪魔で書類が端まで見えないときに！

端から端までびっしり文字で埋まっているような書類だと、ファイルに綴じてしまうとよく見えない...例えばA4ヨコで印刷された書類をタテ向きに綴じていたりすると、端側の文字がよく見えないといったこと、ありませんか？そんなアナタは必見です。

ファイルハックその１:とじ具ゆるめ

フラットファイルのとじ具を緩めて使えば書類が端まで見える！

写真のようにとじ具を書類から離した状態で固定させると...？

とじ足を少し伸ばした位置で固定させると書類と書類の間に隙間が生まれるため、途中ページの書類でも端まで閲覧できます。

意外度☆☆別のファイルへ書類を移し替える作業が面倒なアナタ！

分厚いファイルなのに中身が詰まっていないとスペースのムダが気になってしまう...もっと薄いファイルに移し替えれば効率的に収納できるけど、移し替えって面倒......

書類を一度ファイルから外し、また穴の位置を揃えてファイルにとじなおすのは確かに手間がかかります。そんなときに役立つ豆知識がこちらです。

ファイルハックその２:とじ足通し

ガバットファイルのとじ足がチューブファイルのパイプに入る！

背幅が自在に伸びるガバットファイルという商品があります。書類量に合わせて自由に背幅を変えられるので、紙が少ないときはスリムに、多くなっても変に膨らむことなく効率よく収納できるファイルです。

このガバットファイル(フ-90)のとじ足は、チューブファイルのパイプが入る設計になっています。そのため、パイプに書類を通していけばチューブファイルからガバットファイルへダイレクトに書類を入れ替えることができます。キャビネットが分厚いチューブファイルばかりになってスペースがなくなってきた時に知っていると少しオトクかもしれません。

※なお、このファイルハックに対応するガバットファイルは（フ-90）のみ。この方法で移し替えると書類の向きが逆になってしまうため、保存用の書類での実践をオススメします。

<チューブファイルからガバットファイルへの書類の移し替え方法>

意外度☆☆☆書類を時系列順にとじたい...

ファイルに書類を綴じると古いものが下に、新しいものほど上に来てしまいますよね。実はちょっとした工夫でその順序を逆にできるんです。

ファイルハックその３: 時系列逆転の術

書類の向きとフラットファイルの天地を入れ替えると時系列とじが可能！下記のように、とじる書類の向きを天地表裏逆転させ、使うファイルの向きを天地逆にすれば過去の書類を上に、新しい書類を下に持ってくることができ、書類が時系列の順番に収納できます。

実はこのテクニック、書類を時系列の順序にとじておきたい法律事務所などでは行われています。

<作業手順>

1.書類の向きを天地表裏逆にする。

2.順にファイルにとじていく。

3.ここでファイルの天地を逆転させて見てみると、古い書類ほど前に来ており、時系列とじの完成です。

さらに書類を足したいときも、1～3の要領でOKです。ポイントは表紙の罫線です。フラットファイル(フ-V10等)の表紙や背表紙の罫線は、上下どちら向きでも使えるデザインになっているため、このように逆向きに使ってもそのまま使用できます。

なにげなく使ってしまいがちなファイルですが、まだまだあなたが知らない使い方があります。これを機に一工夫した収納を心がけ、周りと差をつけてみてはいかがでしょうか。

記事提供元：コクヨ株式会社

https://www.kokuyo-st.co.jp/mag/Life-and-Work/2018/11/000045.html